Guía Completa de DocuCognito
Aprende a automatizar tus flujos de trabajo: desde la creación de formularios inteligentes con IA y plantillas Word dinámicas, hasta la generación masiva de documentos, firmas electrónicas certificadas y tableros analíticos en tiempo real.
1. Creación de Formularios Inteligentes con IA
En DocuCognito puedes crear formularios completos y estructurados en cuestión de segundos mediante lenguaje natural o cargando documentos existentes como referencia.
Creación por Prompt Único y Archivo Adjunto de Inspiración
Escribe una instrucción clara detallando el propósito del formulario (ej. 'Formulario de admisión médica con historial clínico, alergias y contacto de emergencia'). De manera opcional, puedes adjuntar un archivo (PDF, Word o imagen de formulario físico). La IA analizará la estructura, extraerá las preguntas pertinentes y generará los campos adecuados.
Creación desde Cero (Lienzo en Blanco)
Si prefieres diseñar manualmente, puedes iniciar con un formulario en blanco y agregar, reordenar y configurar cada campo según tus necesidades exactas.
Antes de poder compartir tu formulario mediante enlace público, código QR o WhatsApp, debes hacer clic en 'Publicar Formulario'. Mientras esté en modo borrador, las respuestas públicas permanecerán deshabilitadas para proteger tu proceso de edición.
2. Catálogo Completo de Tipos de Campos
Conoce a detalle cada tipo de dato disponible en el editor visual
Entrada de una sola línea ideal para nombres, apellidos, títulos de puesto, ciudades o códigos breves.
Área de texto multilínea para comentarios extensos, descripciones de proyectos o cláusulas adicionales.
Valores numéricos enteros o decimales con validación estricta de formato (ej. cantidades, edades, medidas).
Montos financieros con formato de moneda, separadores de miles y decimales automáticos.
Valida la sintaxis de correo y habilita el envío automático de confirmaciones y documentos adjuntos.
Selector de calendario interactivo para fechas de nacimiento, vencimientos o eventos.
Lista compacta de opciones mutuamente excluyentes con soporte para control de cupos máximos.
Botones de opción visible para seleccionar una única respuesta entre varias alternativas.
Permite al usuario marcar una o múltiples respuestas simultáneas de una lista.
Interruptor binario (Verdadero/Falso) ideal para consentimientos, términos y condiciones.
Matriz bidimensional con filas de preguntas y columnas de opciones (ej. encuestas de satisfacción).
Separador visual con título y descripción para estructurar formularios largos en etapas lógicas.
Permite al usuario agregar dinámicamente múltiples elementos (ej. dependientes familiares, inventarios).
Permite adjuntar documentos en PDF, imágenes o comprobantes almacenados de forma segura en la nube.
Puntuación interactiva de 1 a 5 estrellas para medir satisfacción de clientes o calidad de servicio.
Calendario en vivo con selección de franjas horarias según tu jornada laboral y cupos por turno.
3. Panel de Respuestas, Adjuntos y Exportación de Datos
Una vez publicado el formulario, el Panel de Control centraliza todas las operaciones de monitoreo y administración de datos recopilados:
Revisión Individual de Respuestas
Examina cada envío recibido con fecha y hora UTC, datos completos y estado de procesamiento.
Gestor de Archivos Adjuntos
Si tu formulario incluye campos de archivo, visualiza y descarga los documentos y fotos subidos por cada usuario.
Descarga en Excel y CSV
Exporta tus bases de datos con un clic en hojas de cálculo de Excel (.xlsx) o archivos CSV tabulares.
Además, desde el panel puedes activar el interruptor de Formulario Privado, definir una Fecha de Expiración automática o archivar el formulario cuando ya no desees recibir envíos.
4. Canales de Distribución y Compartición
DocuCognito ofrece múltiples canales inmediatos para distribuir tus formularios y maximizar la tasa de respuesta:
Enlace Público Directo
Copia el link seguro de tu formulario para insertarlo en tu sitio web, bio de redes sociales o correos.
Código QR Descargable
Genera un código QR dinámico listo para imprimir en afiches, folletos, mostradores o eventos presenciales.
Compartición por WhatsApp
Envía el formulario directamente a chats de WhatsApp individuales o grupos con un mensaje preconfigurado.
En formularios privados, el sistema habilita el envío de invitaciones individuales por correo electrónico con token de acceso seguro y tiempo de expiración configurable (ej. 24h, 48h, 7 días).
5. Límites de Inventario, Agendas de Citas y Correos Automáticos
Desde el botón 'Límites y Reglas' en el editor de formularios, puedes automatizar tres aspectos críticos de tu operación:
A. Confirmaciones y Envío Automático de Documentos por Correo
Al asociar un campo de correo, puedes enviar un recibo con las respuestas del usuario y adjuntar automáticamente tus contratos o cartas completadas en formato PDF o Word (.docx).
B. Control de Cupos e Inventario por Opción
En preguntas de selección o menú desplegable (ej. paquetes, tallas, turnos), fija un límite máximo de cupos. Al agotarse, la opción se deshabilita automáticamente evitando sobrecupos.
C. Calendario de Citas y Bloqueos de Horario
Configura tus días hábiles, horario de atención, duración de turnos (15, 30, 45 o 60 min) y capacidad por turno. Agrega 'Bloqueos de Fechas' para cerrar días festivos o turnos específicos.
6. Plantillas Inteligentes de Word y Editor Enriquecido con IA
El editor de plantillas de DocuCognito combina un procesador de texto completo con inteligencia artificial generativa y reglas de lógica condicional:
Recomendamos ampliamente utilizar el creador con IA mediante un prompt y un archivo de referencia opcional (.docx o PDF). La IA mantendrá el formato, diseño visual, tablas y texto original de tu documento e insertará las variables dinámicas exactamente donde corresponden, ahorrándote horas de edición manual.
Procesador de Texto Completo
Edita tipografías, inserta imágenes, crea tablas complejas, encabezados, pies de página y saltos de página con total libertad.
Reglas de Lógica y Fórmulas
Muestra u oculta párrafos según respuestas específicas del formulario y realiza cálculos matemáticos o fechas dinámicas.
7. Generación Masiva de Documentos en Lote
Con el Generador de Documentos puedes combinar una o varias plantillas con una o varias respuestas recibidas en tus formularios para producir cientos de documentos simultáneos:
Formatos de Salida: PDF o Word
Elige si deseas exportar los archivos generados en formato PDF listo para firmar o en documentos de Word (.docx) editables.
Empaquetado en Archivo ZIP
El procesamiento se ejecuta en segundo plano y te entrega un archivo comprimido .ZIP con todos los documentos nombrados de forma ordenada.
8. Firmas Electrónicas y Certificados de Auditoría Legal
El módulo de Firmas Electrónicas permite crear sobres de firma a partir de documentos PDF seleccionados desde el Gestor de Archivos o subidos directamente:
Orden Secuencial o Paralelo
Configura si los firmantes deben firmar uno tras otro en orden estricto (Secuencial) o todos simultáneamente en cualquier momento (Paralelo).
Ubicación Visual de Firmas
Arrastra y posiciona los recuadros de firma en las páginas y coordenadas exactas de tu documento.
Certificado de Finalización y Registro de Auditoría Criptográfica:
Al completarse todas las firmas, el sistema sella el documento e incluye una página oficial de Certificado de Finalización con huella digital SHA-256, marcas de tiempo UTC, dirección IP verificada y agente de usuario del dispositivo. Cumple con la Ley ESIGN (15 U.S.C. Sec. 7001), UETA y la regulación eIDAS de la Unión Europea.
9. Tableros Analíticos Interactivos en Tiempo Real con IA
Al ingresar al Panel de cualquier formulario y acceder a la sección de Métricas, puedes crear tableros analíticos interactivos que se sincronizan en tiempo real con las respuestas recibidas:
Creación con Prompt o Modo 'Sorpréndeme'
Escribe un prompt describiendo qué KPIs y gráficos deseas, o presiona 'Sorpréndeme' para que la IA diseñe automáticamente el tablero óptimo.
Edición y Adición de Gráficos con IA
Agrega nuevos gráficos con lenguaje natural, edita tipos de visualización (barras, pastel, tendencias) y observa la data actualizarse en vivo.
10. Gestor Central de Documentos y Archivos
En el Gestor de Archivos centralizas toda la documentación generada en tu espacio de trabajo: plantillas de Word, documentos completados en lote, sobres de firma electrónica y archivos subidos.
Estructura y Monitoreo de Almacenamiento:
Organiza tus documentos en carpetas jerárquicas, visualiza el uso del almacenamiento en tiempo real con la barra de cuota, previsualiza archivos en pantalla completa y descárgalos en cualquier momento.
11. Espacios de Trabajo, Colaboración y Gestión de Suscripciones
Invita a colaboradores a tu espacio de trabajo para trabajar en equipo sobre los mismos formularios, plantillas y documentos:
Roles y Facturación Centralizada
El propietario administra la suscripción, límites y facturación. Los miembros invitados utilizan los recursos y capacidades del plan contratado sin costo adicional.
Monitoreo Transparente de Límites
Consulta en tiempo real tu consumo de Acciones de IA, formularios activos, respuestas mensuales, documentos generados y firmas electrónicas.
12. Hitos de Experiencia (XP) y Programa de Referidos
En la pantalla de Inicio de tu cuenta puedes visualizar tu progreso, subir de nivel y obtener recompensas permanentes:
Hitos y Puntos de Experiencia (XP)
Completa tareas clave (crear tu primer formulario, publicar, generar lotes o firmar) para ganar experiencia y subir de nivel en la plataforma.
Programa de Invitación de Amigos
Comparte tu enlace de invitación personal. Por cada amigo que se registre y cree su primer formulario, recibirás +10 Acciones de IA Permanentes de por vida.
¿Listo para comenzar?
Accede ahora a tu panel de DocuCognito y automatiza tus documentos.