Estos Términos rigen el acceso y uso de la plataforma DocuCognito a nivel mundial. Por favor lea este documento detenidamente antes de utilizar nuestros servicios.
01. Entidad Legal, Introducción y Consentimiento Electrónico
Bienvenido a DocuCognito. Estos Términos y Condiciones ("Términos", "Contrato") constituyen un acuerdo legal vinculante celebrado entre usted (ya sea a título individual o en representación de una persona jurídica, en adelante "Usuario", "Usted" o "Cliente") y DOCUCOGNITOAI, S.R.L. ("Compañía", "DocuCognito", "Nosotros"), sociedad de responsabilidad limitada legalmente constituida bajo las leyes de la República Dominicana, titular del Registro Nacional de Contribuyentes (RNC) No. 1-33-45956-6, con domicilio en Bella Vista, Santo Domingo de Guzmán, Distrito Nacional, República Dominicana, y canal de soporte oficial en support@docucognito.ai.
Registro Inmutable de Consentimiento (Evidencia Probatoria)
Al registrar una cuenta, autenticarse o hacer clic en "Aceptar" en nuestro portal de inicio de sesión o modal de actualización de políticas, nuestra infraestructura de backend registra automáticamente de forma inmutable su dirección IP de origen, User-Agent, fecha y hora exacta en tiempo universal coordinado (UTC) y la versión exacta de la política aceptada vinculada a su Identificador Único de Usuario (UID). Este registro constituye evidencia electrónica plena de su consentimiento bajo las normativas globales (Art. 7 del GDPR de la UE, CCPA/CPRA de EE. UU. y la Ley No. 126-02 sobre Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales de la República Dominicana).
02. Elegibilidad, Cuentas y Seguridad de Espacios de Trabajo
Para acceder o utilizar la plataforma, usted debe ser mayor de edad legal (mínimo 18 años o la mayoría de edad en su jurisdicción) y contar con la capacidad jurídica plena para obligarse bajo estos Términos.
- Responsabilidad de Credenciales: Usted es el único responsable de salvaguardar sus contraseñas, tokens de autenticación y métodos de acceso multifactor (MFA/OAuth). Toda actividad realizada bajo su cuenta se considerará efectuada directamente por usted.
- Espacios de Trabajo Compartidos (Workspaces): Si crea o administra un espacio de trabajo corporativo con múltiples miembros o roles (Propietario, Administrador, Editor, Lector), usted es responsable de revocar oportunamente el acceso a usuarios desvinculados y responder por las acciones de los miembros invitados.
03. Suscripciones, Facturación y Comerciante Registrado (Paddle.com)
Nuestro proceso de pedidos y facturación en línea es operado exclusivamente por nuestro revendedor autorizado y Comerciante Registrado (Merchant of Record), Paddle.com (Paddle.com Inc. / Paddle Payments Limited).
Comerciante Registrado (MoR)
Paddle es la entidad legal que procesa su tarjeta o método de pago, emite la factura formal, recauda y liquida los impuestos sobre las ventas (IVA/GST/Sales Tax) a nivel mundial y atiende las consultas de servicio al cliente sobre transacciones y facturación.
Renovación y Cancelación
Las suscripciones se renuevan automáticamente de forma mensual o anual según el plan contratado. Puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde su panel de control o mediante el enlace "Manage Subscription" del correo de Paddle; la cancelación tendrá efecto al término del período prepagado en curso.
Para consultar los términos completos de devoluciones y reembolsos administrados por Paddle, consulte nuestra Política de Reembolso oficial.
04. Términos sobre Inteligencia Artificial y Descargos de Responsabilidad
DocuCognito integra modelos avanzados de Inteligencia Artificial Generativa a través de Google Cloud Vertex AI y la suite de modelos Gemini (Google LLC) para la generación de formularios, mapeo de variables, estructuración de plantillas y analítica de datos.
Descargo Fundamental de Asesoría Profesional y Alucinaciones de IA
NO ES ASESORÍA PROFESIONAL: La plataforma, plantillas, sugerencias y documentos generados mediante IA se ofrecen únicamente con fines de automatización operativa y productividad técnica. NO constituyen ni sustituyen asesoramiento legal, contable, tributario, médico, financiero ni de recursos humanos prestado por un profesional colegiado.
ALUCINACIONES Y VALIDACIÓN HUMANA (Human-in-the-Loop): Los modelos de IA pueden generar información inexacta, desactualizada o ficticia ("alucinaciones"). Usted asume la obligación indelegable de revisar, verificar y aprobar exhaustivamente todo documento, contrato o formulario antes de su firma, ejecución comercial o presentación legal.
GARANTÍA DE CERO ENTRENAMIENTO (Zero-Training Guarantee): De conformidad con nuestro acuerdo empresarial con Google Cloud Vertex AI, ningún dato de entrada (prompts), archivo, plantilla, contrato ni respuesta ingresada por usted o sus encuestados se utiliza jamás para entrenar, reentrenar ni mejorar modelos fundacionales de IA públicos o de terceros.
05. Firmas Electrónicas y Validez Legal de Transacciones (DocuCognito Sign)
DocuCognito provee un motor nativo de firmas electrónicas diseñado para cumplir con las principales legislaciones mundiales sobre registros y firmas digitales:
- Estados Unidos: Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN Act, 15 U.S.C. § 7001 y ss.) y la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA).
- Unión Europea / Reino Unido: Reglamento (UE) No. 910/2014 (eIDAS) y el UK eIDAS Regulations 2018 para Firmas Electrónicas Simples y Avanzadas.
- República Dominicana y Latinoamérica: Ley No. 126-02 sobre Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales de la República Dominicana, Ley Marco de Firma Digital en Colombia, México (Código de Comercio) y Brasil (MP 2.200-2/2001).
Integridad Criptográfica y Pistas de Auditoría: Cada firma electrónica ejecutada genera un Certificado de Finalización con sellado de tiempo UTC, registro de dirección IP del firmante, agente de usuario (navegador/sistema operativo) y cálculo de función resumen criptográfica SHA-256 del documento original y del documento final sellado, garantizando la inmutabilidad y no repudio del registro.
06. Responsabilidades del Creador de Formularios como Responsable del Tratamiento
Cuando usted crea formularios, recolecta respuestas y distribuye enlaces públicos a terceros, usted actúa jurídicamente como el "Responsable del Tratamiento" (Data Controller) bajo el GDPR, CCPA y leyes afines, mientras que DocuCognito actúa estrictamente como el "Encargado del Tratamiento" (Data Processor).
- Consentimiento de Encuestados: Usted garantiza que cuenta con la base jurídica legítima y el consentimiento previo e informado de los encuestados para recolectar y almacenar sus datos personales.
- Prohibición Absoluta de Datos Financieros no Cifrados: Queda estrictamente prohibido recolectar números completos de tarjetas de crédito/débito, códigos de seguridad CVV/CVC o contraseñas bancarias a través de campos de texto libre o formularios creados en la plataforma.
- Información de Salud Protegida (HIPAA/PHI): A menos que se firme un Acuerdo de Socio Comercial (BAA) explícito con DocuCognito, queda prohibida la recolección de Información de Salud Protegida (PHI) o datos médicos sensibles sujetos a la ley HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) de los EE. UU.
- Anti-Spam (CAN-SPAM / CASL / ePrivacy): Si utiliza nuestras funciones de envío automatizado de correos electrónicos a través de Amazon SES o Resend, usted garantiza no enviar comunicaciones masivas no solicitadas (SPAM).
07. Política de Uso Aceptable (AUP) y Tolerancia Cero al Abuso
Nos reservamos el derecho de suspender o cancelar permanentemente de forma inmediata cualquier cuenta u organización, sin previo aviso ni derecho a reembolso, ante la detección o sospecha fundada de:
Phishing y Suplantación
Crear formularios engañosos para suplantar marcas, bancos, organismos de gobierno o robar credenciales.
Malware y Vulnerabilidades
Carga o distribución de scripts maliciosos, ransomware, inyecciones de código o ataques DoS/DDoS.
Scraping y Evasión de Bots
Extracción masiva no autorizada de datos, ingeniería inversa o elusión de Google reCAPTCHA Enterprise.
Contenido Ilegal o Dañino
Material de abuso sexual infantil (CSAM), apología del terrorismo, venta de bienes ilícitos o fraude.
08. Política de Uso Justo (Fair Use Policy - FUP) y Límites de Recursos
Los planes que incluyan características de volumen elevado o "ilimitadas" están sujetos a parámetros de uso profesional comercial razonable y de buena fe. Si los patrones de consumo de un usuario (como solicitudes API recurrentes desproporcionadas, generación batch sin pausas o peticiones concurrentes masivas a colas de Cloud Tasks) ponen en riesgo la estabilidad operativa de la infraestructura multi-inquilino, DocuCognito se reserva el derecho de aplicar limitación de tasa (rate limiting/throttling), suspender temporalmente procesos en cola o solicitar la migración a un plan dedicado Enterprise.
09. Propiedad Intelectual, Contenido del Cliente y Notificaciones DMCA
Titularidad de sus Datos y Documentos: Usted retiene la propiedad exclusiva y todos los derechos de propiedad intelectual sobre los datos, plantillas, imágenes y documentos que cargue ("Entradas"), así como sobre los archivos generados y sellados ("Salidas"). DocuCognito no reclama titularidad sobre su contenido.
Propiedad de la Plataforma: DocuCognito retiene la titularidad absoluta sobre el código fuente, diseño, arquitectura de software, marcas comerciales, logotipos, algoritmos, componentes y tecnología de la plataforma.
Procedimiento DMCA / Derechos de Autor: Si usted considera que algún contenido alojado en la plataforma infringe sus derechos de autor, puede remitir una notificación formal conforme a la Digital Millennium Copyright Act (17 U.S.C. § 512) a nuestro Agente Designado en support@docucognito.ai, incluyendo la identificación de la obra protegida, ubicación del material infractor, declaración de buena fe y firma digital.
10. Resumen del Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA) para Clientes Corporativos
Para clientes sujetos al Artículo 28 del GDPR de la UE, UK GDPR o regulaciones similares, estos Términos incorporan nuestro estándar de Procesamiento de Datos:
- Procesar los datos personales únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del Cliente.
- Garantizar que todo el personal con acceso a datos personales esté sujeto a estrictos deberes de confidencialidad.
- Implementar medidas técnicas y organizativas de seguridad (cifrado en tránsito TLS 1.3 y en reposo AES-256 en Google Cloud).
- Notificar al Cliente sin dilación indebida (en un plazo no mayor a 72 horas) ante la confirmación de una violación de seguridad de datos personales.
11. Exclusión de Garantías ("AS IS" y "AS AVAILABLE")
EN LA MÁXIMA MEDIDA PERMITIDA POR LA LEY APLICABLE, EL SERVICIO SE PROPORCIONA "TAL CUAL" ("AS IS") Y "SEGÚN DISPONIBILIDAD" ("AS AVAILABLE"), SIN GARANTÍAS DE NINGÚN TIPO, YA SEAN EXPRESAS, IMPLÍCITAS O ESTATUTARIAS, INCLUYENDO, ENTRE OTRAS, LAS GARANTÍAS IMPLÍCITAS DE COMERCIABILIDAD, IDONEIDAD PARA UN PROPÓSITO PARTICULAR, EXACTITUD O NO INFRACCIÓN. NO GARANTIZAMOS QUE EL SERVICIO SERÁ ININTERRUMPIDO, LIBRE DE ERRORES, COMPLETAMENTE SEGURO O QUE CUALQUIER DEFECTO SERÁ CORREGIDO INMEDIATAMENTE.
12. Limitación Integral de Responsabilidad
EN NINGÚN CASO DOCUCOGNITOAI, S.R.L., SUS DIRECTORES, EMPLEADOS, AFILIADOS, AGENTES O LICENCIANTES SERÁN RESPONSABLES POR DAÑOS INDIRECTOS, INCIDENTALES, ESPECIALES, CONSECUENTES O PUNITIVOS, INCLUYENDO PÉRDIDA DE GANANCIAS, PÉRDIDA DE DATOS, PÉRDIDA DE FONDO DE COMERCIO O INTERRUPCIÓN DEL NEGOCIO, DERIVADOS DEL USO O IMPOSIBILIDAD DE USO DEL SERVICIO O DOCUMENTOS GENERADOS.
LÍMITE MÁXIMO DE RESPONSABILIDAD: NUESTRA RESPONSABILIDAD TOTAL ACUMULADA FRENTE A USTED POR CUALQUIER RECLAMO DERIVADO DE ESTE CONTRATO NO EXCEDERÁ EL MONTO TOTAL EFECTIVAMENTE PAGADO POR USTED A NOSOTROS DURANTE LOS DOCE (12) MESES ANTERIORES AL EVENTO QUE ORIGINÓ LA RECLAMACIÓN, O LA SUMA DE CIEN DÓLARES ESTADOUNIDENSES (USD $100.00), LA CANTIDAD QUE RESULTE MAYOR.
13. Indemnización
Usted acepta defender, indemnizar y mantener indemne a DOCUCOGNITOAI, S.R.L., sus subsidiarias, directores, funcionarios, empleados y socios frente a cualquier reclamo, demanda, daño, pérdida, responsabilidad y costo (incluyendo honorarios razonables de abogados) que surjan de: (a) el uso indebido o ilegal del Servicio por su parte o de sus usuarios autorizados; (b) el incumplimiento de estos Términos o de cualquier ley aplicable; o (c) la vulneración de derechos de terceros (incluyendo propiedad intelectual o privacidad de datos) relacionada con el contenido o formularios creados por usted.
14. Resolución de Disputas, Arbitraje Vinculante, Renuncia a Demandas Colectivas y Ley Aplicable
Ley Aplicable: Estos Términos y cualquier disputa derivada de los mismos se regirán e interpretarán de conformidad con las leyes de la República Dominicana, sin perjuicio de las disposiciones imperativas de protección al consumidor aplicables en su país de residencia.
Resolución Informal Previa: Antes de iniciar cualquier procedimiento legal formal, las partes acuerdan intentar resolver cualquier controversia de buena fe mediante notificación escrita remitida a support@docucognito.ai durante un período de treinta (30) días.
Renuncia a Demandas Colectivas (Class Action Waiver): EN LA MEDIDA PERMITIDA POR LA LEY, TODAS LAS RECLAMACIONES DEBEN PRESENTARSE A TÍTULO INDIVIDUAL Y NO COMO DEMANDANTE O MIEMBRO DE UNA CLASE EN NINGÚN PROCEDIMIENTO COLECTIVO O REPRESENTATIVO.
Contacto Legal y DPO: Para cualquier consulta sobre estos Términos, comuníquese con DOCUCOGNITOAI, S.R.L. a través de support@docucognito.ai o con nuestro Oficial de Privacidad en dpo@docucognito.ai.